El monitoreo se realiza una vez comenzado el programa y continúa durante todo el período de implementación. A veces se hace referencia al monitoreo como proceso, desempeño o evaluación formativa. La evaluación es una apreciación sistemática de una actividad, proyecto, programa, política, tema, sector, área operativa o desempeño institucional.

La evaluación se concentra en los logros esperados y alcanzados, examinando la cadena de resultados insumos, actividades, productos, resultados e impactos , procesos, factores contextuales y causalidad, para comprender los logros o la ausencia de ellos.

La evaluación pretende determinar la relevancia, impacto, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de las intervenciones y su contribución a la consecución de resultados. Una evaluación debe proporcionar información basada en evidencia que sea creíble, fidedigna y útil.

Los datos de las conclusiones, recomendaciones y lecciones de una evaluación deben ser usados en los futuros procesos de toma de decisiones relacionados con el programa. El monitoreo y la evaluación de iniciativas sobre la violencia contra mujeres y niñas se llevan a cabo en diversos niveles, dependiendo de las metas y objetivos del programa y del alcance de actividades y estrategias diseñadas o implementadas.

un programa de capacitación en el uso sistemático de protocolos de detección. Luis Burbano. See Full PDF Download PDF. Related Papers.

FICHA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN. Download Free PDF View PDF. Monitoreo, Seguimiento y Evaluación. Supervisión, Monitoreo y Evaluación. Técnicas de Evaluación Observación. Queda prohibida la reproducción, total o parcial de este documento, por cualquier medio, sin el previo y expreso consentimiento de la autora.

Se puede citar. La Autora Gloria Patricia Ramírez Gálvis. Economista, Magister en Administración y Especializada en ciencias y técnicas de gobierno. Docente de los programas de posgrado de Políticas públicas de la Universidad del Valle.

Consultora e investigadora en el área de ciencias y técnicas de dirección y planificación estratégica pública, específicamente en reforma y modernización del aparato público, planificación prospectiva, planificación estratégica para el diseño de políticas públicas y planes estratégicos, monitoreo y evaluación de la gestión orientada a resultados, balance global de gestión, participación comunitaria, oficina del dirigente, sistemas de crisis y formulación de programas de gobierno en campañas electorales.

Estas experiencias han sido realizadas tanto en organizaciones públicas como privadas de Colombia, Brasil, Panamá y Perú. EL SISTEMA DE MONITOREO………………………………………………………………………………… LOS SISTEMAS DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA PARA LA MARCHA GLOBAL DE GESTIÓN…………………………………………………………………… TIPOS DE EVALUACIÓN…………………………………………………….

Fruto de más de veinte años de experiencia como consultora en planificación y gobierno en instituciones públicas de algunos países de América Latina y de una ardua tarea de investigación académica, la autora elaboró este documento con el propósito principal de presentar la naturaleza y carácter de las teorías y enfoques más relevantes, al igual que las principales técnicas que guían en la actualidad el monitoreo y la evaluación de resultados en el sector público, desde el proceso de seguimiento hasta pasar por las fases que componen el sistema de evaluación: la calidad del diseño de una intervención política pública, plan o 4 programa , su implementación y el impacto final generado.

Por consiguiente, variables relacionadas con el tiempo, el presupuesto, la disponibilidad de recursos humanos y el conocimiento y nivel de experiencia de las personas influencian fuertemente en la definición de la agenda, tornando imposible concentrar su gestión en todos los problemas.

En contraste, si los problemas no son declarados por un actor que los hace parte de su proyecto de gobierno, serán únicamente una simple necesidad sin demanda política Matus, Los problemas representan la interacción directa del dirigente con la sociedad, puesto que ésta última reclama del gobierno es precisamente su enfrentamiento oportuno y efectivo; son necesidades que hicieron parte del debate electoral y conformaron las promesas de campaña del candidato ganador posicionado ahora en el gobierno.

El dirigente público no debe olvidarse de estos compromisos concretos asumidos con la población y que ahora deben constituirse en el centro de su gestión. La dificultad se encuentra en identificar cuáles son esos problemas.

Sabemos que cada actor en el juego social identifica problemas y realiza una explicación situacional distinta de cada uno de ellos, lo que significa que la situación problemática siempre será relativa al actor que la interprete. Esto sucede porque el tipo de problemas que debe enfrentar el dirigente público son, en gran parte, problemas cuasiestructurados altamente complejos, cargados de gran incertidumbre y circundados por fuertes intereses de múltiples actores con propósitos distintos.

Los problemas establecidos en la agenda estratégica deberán ser sometidos al ciclo del conocimiento antes de que regresen nuevamente a la agenda en forma de decisiones estratégicas en el ciclo de la acción de tal modo que oriente la gestión gerencial y operacional.

Sin embargo, esto no descarta la posibilidad de que durante su gobierno el gobernante deba incluir otros problemas o asuntos en la agenda estratégica, como por ejemplo los casos de crisis que no dan espera y que deben ser tratados urgentemente.

Además, se deberá establecer el orden de prioridad para el enfrentamiento de los problemas, lo que exige construir una trayectoria estratégica durante el periodo de gobierno. Por esta razón, hay que tener el máximo cuidado en la construcción de la agenda estratégica puesto que ella determina en buena parte la calidad de los resultados y la legitimidad del gobierno.

Una deficiente selección de asuntos y problemas en la agenda dispersará su de foco de atención de las decisiones y la gestión estratégica del dirigente y de su equipo de gobierno.

Es decir, en la construcción de la viabilidad del plan o de la política pública en relación a cuestiones que pueden generar situaciones de conflicto político, técnico, organizativo, etc. Ciclo de la Acción  Gestión Gerencial y Operacional — CA1: Las decisiones estratégicas son traducidas en acciones más específicas y operacionales que permitan el gerenciamiento del plan o de la política pública.

LA EVALUACIÓN EN LA NUEVA GERENCIA PÚBLICA NGP  La evaluación es un campo que hace parte de las nuevas herramientas de gestión pública. EL SISTEMA DE MONITOREO La formulación de intervenciones públicas como planes, programas o políticas públicas es una tarea compleja y requiere de tiempo y dedicación considerable tanto de los dirigentes y funcionarios públicos como de la población que participa en dichos procesos.

La formulación de estas intervenciones debe basarse, en primer lugar, en un análisis de problemas crítico y riguroso que posibilite conocer las causas a fin de proponer las alternativas estratégicas para su enfrentamiento y, en segundo lugar, orientar sobre la información que se requiere para hacer una evaluación permanente sobre el estado y evolución del problema, en relación a los objetivos y metas que se quieren alcanzar.

Frente a esto último, es necesario recolectar y disponer de datos de alta calidad y confiabilidad, pero que sean soportados y guiados por un sistema de información sólido que los integre. Sin embargo, es muy común que los datos estadísticos disponibles en esos sistemas de información sean difícilmente usados de forma eficiente por los decisores o gestores públicos.

Esta situación se da principalmente por dos motivos. Primero, porque pueden no comprender su valor para la evaluación, corrección y ajuste de las intervenciones y, segundo, porque la misma presentación y divulgación de la información dificulta su utilidad.

Frente a esto, puede suceder que los datos sean publicados en la forma de anuarios estadísticos pesados o, en su forma bruta y sin el acompañamiento de algún análisis valioso para los decisores. En realidad, los decisores requieren de informaciones claras, comprensibles y relevantes acompañadas de análisis rigorosos sobre las cuales sustentar sus decisiones.

La organización debe concebir un sistema de recolección, manejo y análisis de las informaciones que cumpla el propósito de servir como una herramienta gerencial indispensable de soporte a la Alta Dirección respecto a la evaluación de las intervenciones y a la toma oportuna de decisiones.

Por este motivo, es esencial contar con un sistema de monitoreo que facilite el acompañamiento de la gestión con indicadores e informaciones selectivas. DEFINICIÓN El monitoreo, o también llamado como seguimiento, es un instrumento de gestión gerencial que da soporte al sistema de evaluación de la organización mediante la recopilación y procesamiento sistemático de datos sobre indicadores determinados que proporcionan información periódica precisa, confiable y relevante respecto al avance y logro de los resultados de una intervención política pública, plan, programa o proyecto.

partir de la recolección, procesamiento y análisis de informaciones a lo largo de un tiempo determinado UN WOMEN, El monitoreo actúa, por tanto, como un PREMISA DEL SISTEMA DE MONITOREO La información que contiene el sistema de sistema sensor que detecta amenazas y monitoreo es lo que se requiere para medir la oportunidades e identifica problemas relacionados con los planes y decisiones economía, eficiencia, eficacia, efectividad y calidad de la gestión, permitiendo obtener el de la organización, alimentando y conocimiento esencial sobre la evolución en los sirviendo de soporte a la evaluación.

Por resultados e impacto de una intervención. tanto, el seguimiento es esencial para que las organizaciones conozcan la evolución de la situación que enfrentan, en términos de los progresos, deficiencias y atrasos en la gestión y en los resultados de sus acciones.

Sin embargo, esta tarea requiere de la construcción de indicadores significativos alimentados y actualizados con informaciones objetivas y confiables de los diversos aspectos de la realidad en los contextos sociales y políticos, permitiéndoles así detectar las señales que alimentan la evaluación para la consecuente corrección y ajuste de las intervenciones.

Por esta razón, la premisa de éxito de un sistema de monitoreo es que las informaciones estén disponibles de forma oportuna para ayudar en las deliberaciones y toma de decisiones. Contribuir en la reflexión y evaluación sobre el progreso o avance realizado en los objetivos y metas de las intervenciones 2.

Posibilitar la asertiva toma de decisiones y la realización de las correcciones necesarias que permitirán alcanzar efectivamente los resultados propuestos en las intervenciones. Todo eso a través de la obtención, procesamiento y transmisión de informaciones precisas, confiables y relevantes.

Información fuera de tiempo vale tanto como el periódico de ayer. PREGUNTAS CLAVES PARA EL SISTEMA DE MONITOREO Es el sistema de monitoreo el que va a proporcionar de forma útil una visión global y sistémica de las informaciones requeridas para la posterior evaluación y toma de decisiones.

Sin embargo, para eso es necesario generar una guía que oriente su concepción y operacionalización a través de la formulación y respuesta objetiva de dos preguntas básicas:  ¿Qué tipo de información es necesaria y por qué?

A partir de estos dos cuestionamientos se desprenden otras preguntas esenciales como:  ¿Cuáles son las intervenciones que requieren seguimiento? Los aspectos que principalmente se monitorean de los actores sociales y grupos de interés son las variables relacionadas con sus cambios de motivación, el grado de actuación efectiva para el cumplimiento de los compromisos y responsabilidades definidas en la formulación del plan, programa o política pública y el nivel de respuesta de los beneficiarios.

b Seguimiento de la evolución de los problemas que se buscan enfrentar con la intervención en términos de resultados e impacto: Acompaña los cambios en los indicadores de resultado y de impacto de los problemas públicos que se quieren enfrentar con la intervención, posibilitando así hacer la comparación con los indicadores-meta formulados en el ciclo del diseño.

Este monitoreo ofrece, por tanto, información sobre la evolución de los resultados como producto tanto de las decisiones tomadas como por el grado de ejecución y cumplimiento de las estrategias de acción que fueron contempladas en las intervenciones.

c Seguimiento de los procesos de la intervención o de la gestión realizada: Se refiere al seguimiento de las actividades relacionadas con la implementación de las estrategias de acción diseñadas y desarrolladas en la intervención. Este monitoreo acompaña la evolución de la cadena recursos — producto de cada programa, operación o proyecto, así como las fechas de su realización en relación al cronograma formulado en las intervenciones.

El monitoreo de los procesos permite evaluar la prontitud, oportunidad, economía, eficiencia, y eficacia de la intervención. d Seguimiento del contexto Acompaña las circunstancias externas que están más allá de la previsión y control de la organización pero que son relevantes para el éxito o fracaso de las intervenciones.

El monitoreo de la evolución de los problemas y de la ejecución de las estrategias de acción sólo pueden ser interpretados correctamente si cada indicador está situado en el contexto relevante de los distintos escenarios en que se puede desarrollar la intervención y aplicable al período de tiempo en que está siendo realizado el monitoreo.

Son monitoreados especialmente los compromisos asumidos y recibidos, declaraciones hechas, emisión de directivas, requisitos legales, aprobaciones administrativas, entrega de recursos, entre otros. El monitoreo de los actos administrativos permite, por un lado, anticipar futuras deficiencias en el desarrollo de las estrategias de acción de las intervenciones como, por otro lado, orientar en las correcciones que deben ser hechas de forma oportuna para evitar el posible incumplimiento de objetivos y metas.

USO DEL SISTEMA DE MONITOREO POR NIVEL DE DECISIÓN En el proceso continuo de los ciclos de la planificación estratégica de una intervención pública participan e interactúan una multiplicidad de actores y órganos institucionales con diferentes y variadas necesidades de informaciones, y esta es una tarea que debe cumplir el sistema de monitoreo.

Por ejemplo, los decisores públicos de la educación demandan informaciones relacionadas no sólo con aspectos educativos, sino también sociales, económicos y demográficos, los cuales tienen relevancia e impacto en el avance de la educación de la populación.

Como una de las funciones del sistema de monitoreo es satisfacer tales requerimientos de información exigidos por usuarios específicos y variados, el sistema deberá ser adaptado a cada nivel organizativo a fin de proporcionar informaciones relevantes de forma accesible y útil, alcanzando así su eficacia.

En general, en una organización responsable por la implementación de una intervención existen de forma diferenciada tres tipos de usuarios de la información de acuerdo con el nivel decisorio.

Este es un hecho que deberá tener en cuenta la unidad organizativa responsable por el monitoreo de la intervención en el momento de la definición y construcción de los indicadores que alimentan el sistema de monitoreo.

A seguir se muestra de forma gráfica estos tres tipos de usuarios por nivel de decisión: Nivel decisorio de objetivos, metas y ALTA estrategias de las DIRECCIÓN intervenciones Alcanzar objetivos y metas predeterminados GERENCIAL por la Alta Dirección con creatividad, eficiencia y eficacia Ejecución de estrategias, TÉCNICO- procesos, tareas y OPERATIVO rutinas 15 Fuente: Elaboración propia.

Se distinguen, por tanto, tres niveles de utilización de la información producida y generada por el sistema de monitoreo:  El Nivel Técnico-Operacional.

Es el espacio en la organización donde son ejecutadas o instrumentalizadas las decisiones tomadas en los niveles de la alta dirección y gerencial. Por tanto, aquí es donde son ejecutadas operaciones, actividades, tareas y rutinas administrativas.

En esta vía, el nivel de detalle y cantidad de información demandada por este nivel organizativo es mayor. Es decir, las unidades organizativas que cumplen funciones exclusivamente operacionales demandan una cantidad considerable de informaciones variadas para atender sus responsabilidades específicas.

En conclusión, como a este nivel micro corresponden tareas operacionales y actividades diarias más cerca de los beneficiarios y población objeto de la intervención, su decisión tiene un alcance local e inmediato y, por consiguiente, va a exigir informaciones más detalladas.

Es el espacio compuesto por funcionarios públicos que están en el comando de la planificación, organización, gestión, control y movilización de actividades, procesos, recursos y personal; todo esto con el propósito de lograr con creatividad la eficiencia y eficacia de los objetivos y metas definidos como estratégicos por la alta dirección.

Como el nivel gerencial traduce los objetivos y metas en decisiones gerenciales, técnicas y operacionales, va a demandar entonces informaciones específicas para detectar fallas, deficiencias o desvíos a fin de mejorar o redireccionar el uso de los recursos. Sin embargo, esta demanda de informaciones no es tan detallada como la que demanda el nivel técnico-operacional, por lo que deben ser agregadas y sintetizadas de acuerdo con las decisiones de tipo gerencial que deben ser tomadas por este nivel jerárquico.

Son los funcionarios públicos responsables por las decisiones relacionadas con la planificación e implementación de la intervención. Así, la cantidad de informaciones exigidas por ellos disminuye en la medida en que la información debe ser más selectiva, agregada y sintetizada, integrando todas las informaciones disponibles para decidir mucho mejor sobre el direccionamiento de los objetivos, metas, operaciones, programas y proyectos.

Las decisiones en el nivel de la alta dirección son relevantes y eficientes en la medida en que son sustentadas en informaciones precisas y confiables proporcionadas por los niveles subsiguientes de la escala jerárquica.

El sistema de monitoreo debe integrar esas relaciones complejas de necesidades de información de los tres niveles jerárquicos para cumplir su papel de forma eficiente y oportuna.

Para fortalecer las capacidades de gestión, planificación y diseminación de informaciones hacia estos tres niveles, es necesario: a Construir los indicadores relevantes de la intervención de acuerdo con las exigencias de cada nivel jerárquico, dando prioridad a la construcción y monitoreo de aquellos indicadores agregados que son de relevancia para la toma estratégica de decisiones 16 de la alta dirección.

b Crear las capacidades de recolección, clasificación, procesamiento, almacenamiento, análisis y divulgación de informaciones con el fin de que la alta dirección y el nivel gerencial puedan basar sus juicios de evaluación en datos actualizados y confiables.

c Centralizar y coordinar los esfuerzos dispersos de adquirir, clasificar, procesar, analizar y difundir la información de la gestión y resultados de la intervención; d Racionalizar la naturaleza y flujo de informaciones necesarias para la toma de decisiones a través de la reducción y eliminación de duplicaciones y lagunas de información.

e Articular los diferentes sistemas de información existentes en la organización, evitando así duplicidad de informaciones que llegan a los distintos niveles jerárquicos.

f Integrar y sintetizar en un único sistema las informaciones cuantitativas y cualitativas de la intervención. g Mejorar la recolección de datos, así como el uso y divulgación de informaciones para la gestión e implementación de la intervención con el propósito de responder a tiempo con la constante evolución de las necesidades de información.

De acuerdo con todo lo anterior, la producción de informaciones relevantes para los indicadores se realiza de acuerdo a las necesidades de cada nivel jerárquico en la organización, como es mostrado en el siguiente gráfico. Estos componentes son los siguientes:  Recolección de datos  Información Primaria  Sistemas de Información  Indicadores  Señales de Atención  Bandas Taxonómicas  Ficha Técnica del Indicador LA RECOLECCIÓN DE DATOS Para explicar lo que es la recolección de datos, es necesario primero comprender los conceptos de datos y de información.

Aunque los dos términos sean frecuentemente usados como sinónimos, ambos tienen significados diferentes.

Los datos corresponden a medidas objetivas y detalladas de un atributo, característica o propiedad de personas, lugares, objetos o eventos. Consisten, por tanto, de observaciones cualitativas y cuantitativas sobre cantidades físicas, cualidades o descripciones que relativamente tienen poco significado para quien los usa sino tienen un propósito definido de información.

En contraste, la información se define como un conjunto de datos significativos y pertinentes que cuantifican o describen un evento o entidad.

De esta forma, los dados se vuelven información cuando adquieren valor agregado a través de su procesamiento y tienen significado para un usuario final específico. Los datos son sometidos a un proceso racional de explicación y de comparación para que se conviertan en información.

La pertinencia de los datos se mide por su utilidad para satisfacer necesidades de información. La recolección de datos es el enfoque sistemático de obtención y medición de informaciones de una variedad de fuentes con el propósito de alimentar las variables que componen los distintos indicadores requeridos en la gestión del sistema de monitoreo.

Sin embargo, la naturaleza de los datos recolectados y su relevancia varían de acuerdo con las necesidades de información.

La recolección de datos es una actividad En el banco de datos es donde se detallada y difícil de organizar que requiere almacena de forma estructurada todas las mucho tiempo y que muchas veces su informaciones necesarias para que el obtención exige de una onerosa inversión.

sistema de monitoreo las procese y La confiabilidad del monitoreo de las analice de acuerdo con las exigencias de informaciones dependerá en gran parte de los indicadores construidos. La la manera en que son recolectados los datos información se organiza en registros y de la calidad de esa labor.

No obstante, específicos identificables. este es un problema que se presenta de forma general en las organizaciones, afectando la medición de los resultados de la gestión y de las intervenciones.

Por esta razón, la organización debe comprometerse a fortalecer sus capacidades profesionales y tecnológicas para realizar con calidad y de forma sistemática y oportuna la recolección de datos, así como la elaboración de análisis estadísticos.

En una intervención pública relacionada con la ampliación de la cobertura en educación infantil en la ciudad, la recolección de datos deberá incluir todos los aspectos relacionados con ese nivel educativo como por ejemplo datos demográficos, datos relacionados con la salud de la población infantil menor de 5 años o tasas de matrículas, gastos con educación infantil en el municipio, etc.

Pero hay datos también de tipo cualitativo y del contexto necesarios para el análisis y evaluación de la evolución de la educación infantil.

Principios de la Recolección de datos Existen algunos principios generales que orientan la recolección de los datos y que ayudan a determinar el tipo de información que debe ser levantada e integrada en el banco de dados.

La calidad, confiabilidad y utilidad de los datos dependen de la atención prestada a esos principios. Los datos deben ser oportunos. Estadísticas desactualizadas representan un problema que casi siempre afecta a los decisores.

Muchas veces se presentan períodos largos de tiempo entre la recolección de los datos y la fecha de su publicación, afectando su utilidad para el procesamiento de informaciones en el sistema de monitoreo.

Estos atrasos extensos de disponibilidad de informaciones se deben, casi siempre, a la lentitud en la recolección de datos y en su verificación y corrección. Sin embargo, se vuelve más complejo enfrentar esta dificultad si los datos que se necesitan dependen de la producción y administración de informaciones de otros actores sociales.

Los datos deben basarse en definiciones claras desprovistos de toda ambigüedad. Para este fin, es necesario contar con nociones o conceptos comunes ampliamente aceptados en el asunto o tema específico que se está planificando.

La unidad organizativa responsable por el monitoreo debe estar consciente del problema de compactibilidad y deberá utilizar la terminología usada en el ámbito del asunto que trata la intervención para efectos de poder hacer comparaciones.

Los datos deben ser completos. Deberán ser recogidas las informaciones completas para la totalidad de las variables que componen un indicador construido para el monitoreo.

Por ejemplo, si un indicador trata sobre la tasa de cobertura de la educación infantil, será necesario contar con el número de alumnos matriculados entre 0 y 5 años y la población infantil total en esa franja etaria, según el último censo poblacional o sus proyecciones.

En este principio se asume que todas las instituciones de educación infantil completan y devuelven los cuestionarios que son enviados por el gobierno municipal para registrar datos de matrícula. Por tanto, un deficiente registro afectaría no sólo el monitoreo como el fortalecimiento de la capacidad de planificación y gestión de las políticas de educación en ese nivel educativo.

Los datos deben ser exactos. Es importante realizar una labor de detección y corrección de errores en todas las etapas de recolección y compilación de estadísticas.

Los datos deben ser relevantes. Los datos que se recolecten deben responder a la necesidad de información planteada en el indicador. De este modo, los dados relevantes van a depender de los indicadores-meta definidos en la intervención. Los datos deben ser suficientemente detallados.

Cuando se haga necesario agregar datos, esta labor debe ser efectuada de modo que no exista pérdida importante de información. Los datos deben ser accesibles. En muchas ocasiones la recolección de datos se puede volver muy costosa para la organización, especialmente cuando éstas provienen de fuentes primarias, lo que afecta su fácil accesibilidad.

Este caso puede darse cuando hay la necesidad de conocer datos específicos de los beneficiarios de intervenciones públicas emprendidas por la institución. Sin embargo, existen situaciones en que la información se puede adquirir en la red o comprar, si es el caso.

Por ejemplo, hoy día existe la obligación en gran parte de los países de que las organizaciones públicas generen transparencia y acceso a la información pública en medios físicos como virtuales.

LA INFORMACIÓN PRIMARIA COMO INSUMO DEL MONITOREO Los datos convertidos en información constituyen la información primaria o insumo del sistema de monitoreo. La información primaria almacenada y registrada en los bancos de datos es procesada y sistematizada con el fin de producir agregados significativos para los 20 indicadores.

La calidad de la información primaria que es almacenada en el banco de dados se centra en tres dimensiones: tiempo, contenido y forma O´Brien, Estas tres dimensiones contienen varios atributos y cualidades específicas, como es mostrado en el siguiente cuadro. Atributos y Cualidad de la Información Primaria ATRIBUTOS CUALIDAD 1.

Tiempo Oportunidad La información debe ser proporcionada en el momento en que se requiere. Actualidad La información debe ser actual, cuando se proporciona.

Frecuencia La información debe ser alimentada con a frecuencia necesaria. Período La información puede ser proporciona en períodos pasados, presentes y futuros, con el fin de evaluar evolución.

Contenido Exactitud La información debe ser libre de errores e imprecisiones. Robustez Visión suficientemente grande como para no exigir constantes cambios periódicos. Pertinencia o La información debe estar relacionada con las necesidades de información Relevancia de una meta específica para un determinado objetivo.

Integralidad Debe proporcionar todos los elementos de datos necesarias. Esencialidad La información demandada debe ser proporcionada de forma sintética, excluyendo aquellos datos que no son necesarios.

Flexibilidad Información con relativa facilidad de modificar y ajustar. Alcance La información puede ser grande o pequeña en alcance, o tener un foco interno o externo. Facilidad Obtención fácil de los valores de los datos. Forma Claridad La información debe ser proporcionada en un formato con términos de fácil comprensión.

Detalle La información puede ser proporcionada en un formato detallado o resumen. Orden La información puede ser ordenada en una secuencia predeterminada. Presentación La información puede ser presentada en forma narrativa, numérica, gráfica u otras formas. Medios La información puede ser proporcionada en documentos físico o en formato virtual, en presentaciones de video u otros medios.

Fuente: Adaptado de O´Brien, Los datos convertidos en información constituyen la información primaria insumo del Sistema de Monitoreo. Los sistemas de información constituyen la materia prima informativa que debe ser procesada por el sistema de monitoreo.

Sin embargo, existe una gran confusión conceptual sobro el significado y propósitos de ambos sistemas, que la Planificación Estratégica Pública diferencia, define y precisa muy bien Matus, enero de La diferencia entre el sistema de información y el sistema de monitoreo radica principalmente en que el primero incluye todos los datos estadísticos de un tema en particular o de varios temas dentro de un banco de datos único y extenso.

El criterio es la exhaustividad de la información. Mientras tanto, como el sistema de monitoreo tiene por objetivo acompañar la evolución de los resultados de la gestión y de las intervenciones, lo que hace es que revela, a través de informaciones selectivas, las discrepancias entre los resultados reales y las metas definidas.

Por tanto, muestra los avances, retrasos y omisiones con el fin de evaluar y reorientar las decisiones asegurando que se alcancen los objetivos trazados. Los datos del sistema de información alimentan los indicadores del sistema de monitoreo.

Mientras que en el sistema de información hay una extensiva y diversificada masa de datos estadísticos, en el sistema de monitoreo, por el contrario, el número de informaciones debe ser reducido, selectivo y filtrado con el propósito de facilitar el acompañamiento de los indicadores críticos en el objetivo final de sustentar la agilidad y prontitud en la toma de decisiones de los niveles de la alta dirección y gerencial.

De otro lado, los sistemas de información atienden a una gran variedad de usuarios potenciales con intereses distintos y con propósitos actuales y futuros. El sistema de monitoreo está diseñado para atender las demandas precisas de usuarios muy específicos. Los sistemas de información tienen un atraso permitido de publicación o disposición de los datos, pues la información estadística no está comprometida para retroalimentar un proceso 22 de gestión organizacional o de evaluar resultados.

En cambio, en el monitoreo se requiere de informaciones oportunas o, en algunos casos, en tiempo casi real. Es así que la información estadística no tiene demanda perentoria y perecible. Su valor es histórico, no se degrada con el tiempo y su función es registrar lo que pasó y no alimentar de forma inmediata la gestión.

En cuanto a la producción y uso, la información estadística tiende a ser muy centralizada mediante un flujo vertical de producción. No obstante, su uso es generalizado en todos los niveles. Por otro lado, el tipo de información estadística es principalmente información primaria, justamente para satisfacer demandas muy variadas de procesamiento de diversos usuarios.

Esa información primaria es posteriormente seleccionada, clasificada y utilizada por el sistema de monitoreo para su procesamiento en conformidad con los indicadores construidos para el seguimiento de la gestión y de las metas.

De este modo, los datos y las informaciones generadas por los sistemas de información se constituyen en el insumo del sistema de monitoreo, el cual procesa y filtra las informaciones y genera las señales pertinentes. En conclusión, el sistema de monitoreo debe ser capaz de manejar y filtrar de forma ágil y flexible toda esa gran masa de informaciones primarias generadas en los sistemas de información, reduciéndolas a un conjunto selecto de informaciones.

Pero para que pueda ser realizada esta tarea de acompañamiento es necesario tanto de la selección y construcción de indicadores como de la producción de un sistema de señales.

Son variables de medición específica que proporcionan informaciones cualitativas o cuantitativas de forma explícita y objetivamente verificables en un determinado período de tiempo. Cada indicador debe ser evaluado en contexto, puesto que no es simplemente un dato frío que informa sin considerar la realidad que lo circunda.

Los Indicadores de Desempeño El DESEMPEÑO mide el grado de eficiencia, economía, eficacia y calidad de la organización en el cumplimiento o logro de los objetivos y metas definidas previamente en las intervenciones.

Funciones de un Indicador 1. Reducir gran variedad y masa de informaciones de difícil manejo y comprensión a informaciones sintéticas y significativas de fácil manejo e interpretación. Facilitar la verificación de la eficiencia y eficacia de las intervenciones al describir el estado actual de la realidad contra ciertos referentes comparativos.

Diagnosticar tendencias o prever el estado de situaciones futuras. Alimentar y proporcionar el conocimiento para la toma de decisiones estratégicas sobre el programa o política pública. Atributos de un Indicador 1. Ser fácilmente medible. Ser claro y específico:  Grupo-objetivo  Área o tema a ser monitoreado  Unidad de medida  Período de tiempo  Línea base 3.

Conocerse de antemano su finalidad. Ser estable y operacional. Criterios para el Diseño y Uso de un Indicador  Relevancia.

En las metas y estrategias de los programas y políticas públicas. Represente la realidad que se desea conocer y monitorear para la toma de decisiones. Instrumentos y fuentes de medición. respecto a la situación inicial.

Construir indicadores a partir de variables que posean información estadística, de modo que puedan ser ¿La información del indicador Disponibilidad consultados cuando sea necesario. está disponible? Si no es posible disponer de la información, pero es importante, se debe evaluar la forma de levantar los datos.

Los dados deben ser medidos de acuerdo Confiabilidad ¿De dónde provienen los datos? con ciertos patrones y normas.

la toma de decisiones. Fuente: OCDE, Clasificación de los Indicadores 1. Indicadores Descriptivos. Describen los componentes de un fenómeno y las relaciones que existen entre ellos, presentando el estado de la situación en cada momento de su ejecución, esto es, inicio, durante y al final de su vigencia definida.

Se clasifican en los siguientes componentes:  Demanda: De volumen, caracterización y dimensión cuantitativa. Por tanto, incluye variables que describen la composición interna de cada unidad de gestión. Además, son indicadores que están relacionados con informaciones cuantitativas sobre los recursos disponibles para ejecutar cada acción o actividad.

Por ejemplo, material equipos, infraestructura física e insumos ; personal cargo, función, nivel de conocimiento o preparación para la tarea y de recursos financieros. Permiten dar respuesta a cuestiones sobre cuáles son los resultados finales esperados como productos de la gestión, cuánto o con cuáles características.

Indicadores Explicativos. Son aquellos que, además de describir la acción o actividad, permiten también identificar de forma muy aproximada los factores causales que determinan el estado de la situación de los problemas enfrentados por las intervenciones.

Indicadores Simples. Son observables, derivados de la cuantificación de las características que se desean describir: nivel de formación, n° de alumnos que reciben beca o tamaño del área en m2. Indicadores Compuestos.

Indicadores Sincrónicos. Aquellos observados o calculados para el estudio de una situación en un determinado momento temporal, no mostrando su evolución. Por ejemplo, los indicadores de eficiencia y eficacia se presentan como informaciones sincrónicas en un momento determinado.

Indicadores Diacrónicos. Aquellos que hacen manifiesta la evolución temporal de un fenómeno que se desea monitorear. Son importantes para identificar tendencias. Ej: Las series históricas. Tipos de Indicadores Según Forma de Cálculo De acuerdo con el ámbito de medición de los indicadores, es posible distinguir entre indicadores cuantitativos e indicadores cualitativos.

Esa diferenciación va a depender de la finalidad de lo que se desea medir y del tipo de datos que sea posible recolectar o de informaciones disponibles.

Indicadores Cuantitativos. Comprende un número y una unidad. El número indica la magnitud y la unidad proporciona al número su significado ¿qué mide? Indicadores Cualitativos. También llamados como indicadores categóricos. Se utilizan cuando se desea describir o categorizar juicios, valores, prioridades, actitudes, prácticas, intereses, percepciones o comportamientos.

Los instrumentos de obtención pueden ser entrevistas, pruebas, talleres, reuniones e investigaciones, etc. Existen innumerables evidencias de hechos de la realidad, especialmente aquellas relacionadas a factores sociales, que no pueden ser medidas cuantitativamente.

En el siguiente cuadro se muestran algunos ejemplos que caracterizan ambos tipos de indicadores. cualidades y descripciones de alguien o algo. medio o abajo del promedio, entre otros. por el dígito que las represente en su totalidad. el periodo t de una magnitud. Fuente: Elaboración propia.

Indicadores que miden el desempeño en términos PROCESOS de esfuerzo para la realización de las actividades programadas. Indicadores que miden la cantidad y calidad de los PRODUCTOS bienes y servicios producidos por las actividades realizadas. Interrelación de Indicadores Según Nivel de Intervención con Indicadores Según Grado de Desempeño de la Actuación Pública: IMPACTO PROCESOS Y 28 Fuente: DAFP agosto de y adaptado de la CEPAL Indicadores de Economía: Verifican si los recursos insumos utilizados para la producción de los bienes y servicios se han adquirido al menor costo posible, en la cantidad y calidad deseada y en el tiempo oportuno.

Por tanto, se alcanza un alto grado de economía cuando los recursos utilizados fueron adquiridos en la cantidad y calidad esperada, al costo más bajo y en el momento que se requirió para la producción de los bienes y servicios que debía entregar el programa o política pública.

Así, estos indicadores miden la capacidad que posee la organización pública para generar, utilizar y movilizar de forma adecuada y oportuna los recursos financieros del programa. Ejemplos:  Ahorros de costos en la contratación de desayunos escolares  Ahorros de costos en la compra de materiales didácticos para los alumnos de preescolar.

Indicadores de Eficiencia: Determinan la productividad y optimización de los recursos utilizados para lograr los productos específicos propuestos.

Indicadores de Eficacia: Miden el grado de cumplimiento de los objetivos y metas estratégicas del programa o política pública: metas reales Vs metas previstas. De este modo, la eficacia se asocia al cumplimiento de los resultados esperados previstos en los objetivos y metas propuestos en el diseño de la intervención.

Evaluación, Medición, Control y Seguimiento de la UNAL. Existen dos tipos de indicadores de eficacia: i Eficacia Intermedia: Este tipo de indicadores evidencian los cambios en el conjunto de las situaciones descritas en las causas críticas del problema que se desea enfrentar metas intermedias.

Es la combinación del logro tanto de la eficiencia como de la eficacia. Indicadores de Impacto: Evidencian los cambios ocurridos en el bienestar de la población como resultado de la intervención, aunque pueden no ser intencionados o previstos.

Estos impactos pueden ser positivos o negativos y directos o indirectos tanto para la población objeto de la intervención como para otros segmentos de la población en general. En el siguiente cuadro se presentan algunos ejemplos: 31 Fuente: DAFP agosto de , p. Las Variables del Indicador Una vez se ha definido el objeto de medición en un sistema de monitoreo, es necesario ahora avanzar en el desarrollo del indicador.

Para ello se deben establecer las variables que componen cada indicador y la relación entre ellas, a fin de producir la información que se requiere. Una variable es un atributo o característica de un individuo, una cosa o una situación que puede ser medida de forma cuantitativa o cualitativa.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que las características o atributos de cada variable identificada pueden cambiar o variar a lo largo del tiempo y del espacio. Por ejemplo, sexo, edad, nivel de escolaridad, situación socioeconómica, etc.

Las variables identificadas han de definirse con el mayor rigor posible para evitar la creación de ambigüedades y discusiones innecesarias, que pueden afectar la medición de los resultados.

Además, debe quedar claro quién produce tales informaciones y cómo las procesa, procurando mejorar así el criterio de confiabilidad en el indicador. Una vez definidas las características de la información a ser utilizada en el diseño del indicador, el próximo paso es hacer una evaluación de los datos disponibles, tanto de informaciones primarias como secundarias.

La información secundaria es aquella que es obtenida con base en otras informaciones, tales como las publicadas por instituciones públicas reconocidas: institutos nacionales de estadística, ministerios, observatorios, etc. Para esta tarea se recomienda desarrollar un directorio de fuentes, donde sean descritos de forma clara los datos de identificación de cada fuente y la información disponible de las variables.

Si no existen algunos datos, se debe evaluar la conveniencia de reformular el indicador usando otras informaciones disponibles o asegurar la producción de datos para su construcción. Esta información puede ser obtenida como resultado de una operación estadística como, por ejemplo: censos educativos o de la salud, investigaciones a través de muestras probabilísticas o no probabilísticas o registros administrativos.

Existen varios métodos de recolección de datos como, por ejemplo, entrevistas o consultas directas, auto-diligenciamiento, correos electrónicos, teléfono, etc. Esto se hace con la finalidad de evitar la polarización causada por los efectos de los cambios en la metodología de la medición.

Esto se hace con la finalidad de que los resultados derivados de los datos sean comprendidos sin inconvenientes. Esto se hace con la finalidad de establecer la causa o justificación que soporta la variación, de modo a tener elementos que puedan facilitar el análisis en su evolución y comportamiento a lo largo del tiempo.

Es decir, elaborar su Ficha Técnica componente que se explicará más adelante en este documento. LAS SEÑALES Las Señales, como instrumento para el monitoreo, son producidas a través del establecimiento de una relación entre dos distintos tipos de indicadores:  El Indicador Real, que registra los hechos efectivamente ocurridos.

Se constituye, por tanto, en el objetivo-meta a cumplir. Su comparación puede indicar tres tipos de señales, de acuerdo con el grado de discrepancia entre la realidad y la norma:  Normalidad o conformidad  Atención  Alarma Las señales pueden ser transformadas en íconos de diversa naturaleza con el fin de mantener un cuadro de señales de fácil interpretación: Para conocer cuánto se ha avanzado en los resultados y así definir las señales es necesario establecer primero una Línea de Base, la cual muestra la situación del indicador al inicio de la intervención.

La mayor parte de la información primaria que se almacena nunca será expuesta a la alta dirección porque no es relevante para el sistema selectivo de informaciones del monitoreo y porque podría causar dispersión en su foco de atención. De cualquier forma, esa gran cantidad de información puede ser almacenada en los bancos de datos de los sistemas de información.

Por tanto, el procedimiento de transformación de la información a ser seguido en el sistema de monitoreo se puede representar en la siguiente figura. Sin embargo, los valores definidos en los Indicadores-Norma pueden quedar desactualizados a lo largo del tiempo a medida que la realidad social cambia y los resultados de las intervenciones evolucionan.

Es por esta razón que deben ser revisados de forma periódica y oportuna. Los indicadores-norma necesarios para producir las señales que informarán sobre la situación real de una situación y sus tendencias, son colocados en una banda taxonómica que se divide en tres escalas que definen los rangos de resultados permitidos y no permitidos en el proceso de la evaluación.

Así, en estas escalas se establecen zonas de normalidad, de atención o de alarma o fuera del límite. En el procesamiento de estas escalas es necesario establecer el UMBRAL, el cual se define como el valor mínimo o máximo que debe tener una señal para ser preservada, reforzada o suprimida ruido.

De esta forma, los valores del indicador que están por encima del umbral establecido por el Indicador-Norma se colocan en el valor máximo y aquellos que no están en ese límite, se llevan para el valor mínimo, eliminando así el ruido causado por alteraciones o cambios no significativos en el indicador.

En el cuadro a seguir se muestra un ejemplo de bandas taxonómicas, en la forma de un sistema de señales de banda variable para las metas de cobertura de educación infantil, las cuales evolucionan con el tiempo. de Dic. de Tiempo Fuente: Adaptado de Matus enero de LA FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR La FICHA TÉCNICA es un documento en el que se registran las propiedades y características técnicas de la información estadística y normativa del indicador.

Se constituye así en la hoja de vida del indicador. Nombre del Indicador Tasa bruta de cobertura en la educación preescolar Mide el total de alumnos matriculados en el nivel de educación preescolar, Definición independientemente de la edad, en relación a la población en edad escolar adecuada para la realización de este nivel del enseñanza.

Indicar la capacidad del sistema de educación para matricular alumnos en el Objetivo del Indicador nivel de educación preescolar del grupo etario específico. Variables de la Fórmula  Población total con edad hasta 5 años - No total de niños de la población del municipio con edad hasta 5 años, en el año de referencia.

Normas Legales de Referencia Política Pública Nacional de la Primera Infancia. Descripción de los Datos Necesarios Fuente Responsable por la Información interna y externa Secretaria Municipal de Educación Unidad de la Institución Observatorio de Educación del Municipio Responsable por la Medición Informaciones Adicionales Datos Existentes Población infantil de 0 a 5 años por comunas.

co Solicitar a los establecimientos educativos públicos y privados el Observaciones registro y comunicación de alumnos que abandonan el sistema.

Cada enlace de la cadena tiene un responsable por una función específica que debe ser cumplida generando un producto informativo intermedio, el cual debe ser entregado de forma oportuna al siguiente responsable en la cadena. De esta manera, la cadena de monitoreo tiene seis 6 eslabones básicos adaptado de Matus, enero de , pp.

Registro primario de las informaciones del problema que se desea enfrentar con la intervención pública. Procesamiento de la información primaria que ha sido levantada durante el análisis del problema.

Definición y diseño del indicador real con una explicación clara de las variables que lo componen y sus fórmulas de cálculo. Este elemento es clave para orientar la recolección de la información primaria de forma agregada de tal forma que se convierta en indicadores con alto grado de significancia y relevancia para el seguimiento de la gestión de la intervención y los resultados del problema.

Por esta razón es fundamental realizar controles de calidad de la información levantada y que para cada variable del indicador se recolecte la información pertinente y se revise que las fuentes y cálculos sean confiables. Definición de los parámetros cuantitativos y cualitativos que comprenderán las señales.

A partir de aquí se deciden las metas para así establecer la relación entre Indicadores- Norma e Indicadores-Reales de acuerdo con los objetivos deseados en la intervención.

En la siguiente figura se muestra la relación entre estos eslabones básicos que componen la Cadena de Monitoreo. Con el diseño de esta cadena de monitoreo se puede conocer de forma explícita cuánto tiempo de oportunidad o retraso se ha generado entre la emisión de la señal y las decisiones tomadas por los niveles de la alta dirección y gerencial para ajustar o corregir el proceso o las estrategias de acción diseñadas en la intervención.

Este proceso de decisión en la cadena de monitoreo se muestra en la siguiente figura. En conclusión, en el sistema de monitoreo se recolecta, filtra, analiza, produce, visibiliza e integra toda la información de los indicadores para evaluar la eficiencia, eficacia e impacto de la gestión pública y sus intervenciones.

Sin embargo, todos estos recursos de información proporcionados por el sistema de monitoreo que sustentan el proceso de deliberación y toma de decisiones para las correcciones y ajustes van a depender de la producción continua y oportuna de informes ejecutivos con informaciones relevantes que deberán ser actualizadas periódicamente.

Para entender mejor este proceso y siguiendo el esquema de la cadena de monitoreo, en la siguiente figura se muestra el flujo básico del proceso de trabajo en la unidad organizativa encargada del sistema de monitoreo.

LOS SISTEMAS DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA PARA LA MARCHA GLOBAL DE GESTIÓN El Sistema de Planificación Estratégica El Sistema de Planificación Estratégica debe alimentar y dar soporte a la evaluación de la gestión institucional y de resultados de la alta dirección y el nivel gerencial mediante la formulación de intervenciones como son políticas públicas, planes y programas orientados específicamente a analizar y enfrentar los problemas relacionados con todo aquello que afecte tanto la gestión como el cumplimiento de su misión institucional.

Para este propósito, en el sistema de planificación se deben:  Definir las directrices, programas, proyectos y acciones. El Sistema de Monitoreo y Evaluación El Sistema de Monitoreo da soporte al Sistema de Evaluación de los resultados alcanzados de acuerdo con los objetivos y metas definidos en las intervenciones formuladas por en el sistema de planificación estratégica, buscando así verificar la marcha real de los resultados de las intervenciones, así como el cumplimiento de la misión institucional y de los objetivos y directrices de la organización.

El sistema de monitoreo y evaluación permite a los niveles de la alta dirección y gerencial hacer acompañamiento a los efectos e impactos de la gestión institucional y hacer las correcciones oportunas. Por tanto, debe constituirse en el sistema sensor de gestión de la organización que proporcione las informaciones que permitirán refinar la eficacia de las acciones diseñadas en las intervenciones.

El Sistema de Cobranza y Rendición de Cuentas por Resultados El Sistema de Cobranza y Rendición de Cuentas por Resultados ofrece a la alta dirección de la organización la posibilidad de verificar los resultados de la gestión a fin de evaluar y cobrar cuentas sobre el cumplimiento de los compromisos asumidos por el dirigente público, el equipo de gobierno y todos los funcionarios.

De esta forma, a diferencia del sistema de monitoreo, el sistema de cobranza y rendición de cuentas por resultados distribuye responsabilidades precisando el modo de cobrar los compromisos asumidos para el cumplimiento de las metas que harán posible el enfrentamiento de los problemas y la ejecución de las respectivas intervenciones.

Además, este sistema establece las reglas, procedimientos y criterios de evaluación mediante los cuales los distintos responsables deberán prestar cuentas frente al funcionario de mayor rango por las metas específicas, y frente al gerente o dirigente público responsable en la organización por el cumplimiento de las metas generales.

Además, el sistema de cobranza y rendición de cuentas por resultados sustenta la credibilidad de la palabra del dirigente y de su equipo de gobierno ante la población, bajo el principio de que todo compromiso debe ser validado con su cumplimiento o con el examen transparente y riguroso de las causas de su incumplimiento y de las responsabilidades personales e institucionales correspondientes, haciendo la debida consideración de las variables fuera de control de los actores comprometidos.

Aún más, cuando el gobernante o dirigente público se ha comprometido con la población y con los diversos actores de la sociedad en enfrentar sus problemas, sea en su programa de gobierno o en los planes. Los principales elementos del sistema de cobranza y rendición de cuentas por resultados son los siguientes:  La cualificación del desempeño de los responsables de la gestión y las intervenciones.

El monitoreo requiere la definición previa de los indicadores objetivo para los insumos y los productos de una intervención (por ejemplo, proyecto de SED' En su nivel más básico, monitorear y rastrear los resultados es simplemente un método para recopilar datos y rastrear el progreso a lo largo del tiempo Monitoreo es el proceso sistemático de recolectar, analizar y utilizar información para hacer seguimiento al progreso de un programa en pos

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